Glossaire : 36 termes expliqués

Appel à projets: Dispositif par lequel un financeur, public ou privé, invite les associations à déposer un dossier autour d'une thématique et d'un calendrier précis, avec une date limite de dépôt. Contrairement à une subvention de fonctionnement demandée chaque année selon un rythme propre à l'association, l'appel à projets impose son propre calendrier, parfois publié avec peu de délai. Suivre régulièrement les appels à projets des financeurs habituels évite de découvrir une opportunité après la date limite.
Voir aussi : Comment ne jamais rater une échéance de dépôt de subvention dans son association ?.
Attestation de service fait: Document par lequel l'association certifie auprès du financeur que l'action financée a bien été réalisée conformément au projet présenté dans la demande. Elle accompagne souvent le bilan final et conditionne le versement du solde de la subvention. Son contenu varie selon les financeurs, certains la formalisant par un modèle type, d'autres se contentant du rapport d'activité. Elle est à conserver avec les autres justificatifs du dossier.
Voir aussi : Quels justificatifs faut-il rassembler pour répondre aux attentes des financeurs publics ?.
Autofinancement: Part du budget d'un projet couverte par les ressources propres de l'association, cotisations affectées, recettes d'activité ou bénévolat valorisé, sans recourir à une subvention. Un taux d'autofinancement visible dans le plan de financement rassure souvent un financeur, en montrant que l'association engage elle-même des moyens dans le projet. Le simulateur de plan de financement calcule ce taux à partir du budget renseigné.
Voir aussi : Simulateur de plan de financement.
Avance de trésorerie: Décalage financier que doit supporter une association entre le moment où elle engage les dépenses d'un projet et celui où la subvention correspondante est effectivement versée, parfois plusieurs mois plus tard ou en plusieurs fois. Ce décalage pèse particulièrement sur les petites structures et justifie de suivre le calendrier de versement attendu de chaque financeur, pas seulement les dates de dépôt et de bilan.
Bilan financier: Document présenté à un financeur à la fin d'un projet, qui compare les dépenses réellement engagées et financées par la subvention au budget prévisionnel initial. Il doit expliquer les écarts plutôt que les passer sous silence, et s'appuyer sur les justificatifs de dépenses conservés tout au long du projet. Le bilan financier accompagne en général un bilan qualitatif, plus narratif, sur le déroulement et les résultats du projet.
Voir aussi : Comment rédiger un bilan de subvention convaincant pour fidéliser ses financeurs publics ?.
Budget prévisionnel: Estimation chiffrée des dépenses et des recettes attendues d'un projet, présentée dans le dossier de demande de subvention avant que l'action ne débute. Il doit être équilibré, c'est-à-dire présenter un total de recettes égal au total de dépenses, subventions demandées comprises. Un budget prévisionnel réaliste, ni gonflé ni sous-estimé, renforce la crédibilité d'un dossier auprès du financeur.
Voir aussi : Comment constituer un dossier de demande de subvention solide pour son association ?.
Cerfa de demande de subvention: Formulaire administratif type utilisé par de nombreux financeurs publics, notamment pour les demandes de subventions de l'État, qui structure les informations attendues sur l'association, le projet et le budget. Certains financeurs, notamment les collectivités locales, utilisent leurs propres formulaires plutôt que ce modèle national. Le formulaire utilisé et ses annexes obligatoires sont à vérifier auprès de chaque financeur avant de commencer un dossier.
Voir aussi : Comment constituer un dossier de demande de subvention solide pour son association ?.
Cofinancement: Situation dans laquelle plusieurs financeurs contribuent au budget d'un même projet, chacun pour une part définie. Le cofinancement répartit le risque financier de l'association entre plusieurs sources, mais impose de suivre les règles et les échéances propres à chaque financeur, parfois différentes pour un même projet. Il est souvent recherché pour respecter un plafond de cumul des aides publiques ou pour réduire la dépendance à un seul financeur.
Voir aussi : Pourquoi et comment diversifier les sources de financement de son association pour durer ?.
Compte d'emploi des ressources: Document comptable qui détaille l'utilisation des ressources d'une association par grandes catégories de missions, notamment lorsque l'association fait appel public à la générosité ou dépasse certains seuils de subventions reçues. Il se distingue du bilan financier d'un projet unique en portant sur l'ensemble de l'exercice de l'association. Les obligations précises varient selon la taille et l'activité de l'association et sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Convention de subvention: Document signé entre l'association et le financeur qui formalise les engagements réciproques : montant accordé, objet précis du financement, modalités de versement, pièces à fournir au bilan et éventuelles clauses de restitution en cas de non-respect du projet. Elle devient obligatoire dans de nombreux financements publics au-delà d'un certain montant. La lire attentivement à réception évite de découvrir une obligation de bilan intermédiaire trop tard.
Voir aussi : Comment sécuriser un financement dans la durée avec une convention pluriannuelle d'objectifs ?.
Convention pluriannuelle d'objectifs: Accord conclu entre une association et un financeur public pour plusieurs exercices, généralement trois ans, autour d'objectifs partagés et d'un montant de soutien annuel. Elle allège la charge de redéposer un dossier complet chaque année, mais impose en retour un suivi régulier des engagements pris et des bilans intermédiaires. Elle convient surtout aux associations dont l'activité et les relations avec le financeur sont déjà bien établies.
Voir aussi : Comment sécuriser un financement dans la durée avec une convention pluriannuelle d'objectifs ?.
Date limite de dépôt: Date au-delà de laquelle un financeur n'accepte plus les demandes de subvention pour une session ou un appel à projets donné. Elle peut correspondre à une date de réception effective du dossier ou à une date d'envoi selon le cachet de la poste ou l'horodatage d'une plateforme en ligne, ce qui change la marge réelle disponible. Le rétroplanning de dépôt aide à fixer une date de démarrage du dossier suffisamment en amont.
Voir aussi : Rétroplanning de dépôt de subvention.
Délégation de signature: Autorisation donnée par le représentant légal de l'association, en général le président, à une autre personne du bureau pour signer les demandes de subvention ou les conventions en son nom. Elle est utile quand le président n'est pas toujours disponible au moment d'un dépôt urgent. Elle doit être formalisée par écrit et, selon les statuts, parfois validée par le conseil d'administration.
Dépense éligible: Dépense qui peut être couverte par une subvention donnée, selon les règles fixées par le financeur. Certaines dépenses courantes de l'association, comme des frais de structure non liés au projet, peuvent être exclues du champ d'une subvention affectée à une action précise. Vérifier la liste des dépenses éligibles avant d'engager les achats évite de présenter au bilan des frais que le financeur refusera de couvrir.
Voir aussi : Quels justificatifs faut-il rassembler pour répondre aux attentes des financeurs publics ?.
Dossier de demande: Ensemble des documents transmis à un financeur pour solliciter une subvention : présentation de l'association, description du projet, budget prévisionnel, pièces administratives et annexes demandées. Sa composition varie d'un financeur à l'autre, mais un socle commun peut être préparé à l'avance et adapté à chaque demande. L'article constituer un dossier de demande solide détaille sa construction.
Voir aussi : Comment constituer un dossier de demande de subvention solide pour son association ?.
Échéance de bilan: Date à laquelle l'association doit remettre au financeur son compte rendu financier et qualitatif du projet financé, condition en général du versement du solde de la subvention. Elle est souvent moins visible que la date de dépôt, car fixée par la convention plutôt qu'annoncée publiquement, ce qui augmente le risque de l'oublier. Un suivi centralisé des échéances doit inclure ces dates de bilan au même titre que les dates de dépôt.
Voir aussi : Comment rédiger un bilan de subvention convaincant pour fidéliser ses financeurs publics ?.
Éligibilité de l'association: Ensemble des conditions qu'une association doit remplir pour pouvoir solliciter un financeur donné : statut juridique, ancienneté, zone géographique d'activité, secteur d'intervention ou absence de dettes envers le financeur. Ces conditions varient fortement d'un financeur à l'autre et méritent d'être vérifiées avant de préparer un dossier, pour ne pas engager du temps bénévole sur une demande qui ne pourra pas aboutir.
Fonds propres: Ressources financières détenues par l'association indépendamment d'un financement extérieur, constituées notamment des excédents cumulés d'exercices antérieurs et des réserves. Des fonds propres suffisants donnent à l'association une marge de manoeuvre pour avancer les dépenses d'un projet avant le versement d'une subvention, ou pour absorber un refus de financement sans mettre en péril son activité.
Justificatif de dépense: Pièce, en général une facture ou un contrat, qui prouve qu'une dépense présentée dans le bilan d'un projet a bien été engagée pour l'action financée. Les financeurs demandent le plus souvent de conserver ces pièces pendant plusieurs exercices après le solde du financement, la durée exacte étant à vérifier auprès de chacun. Classer les justificatifs au fur et à mesure du projet évite une recherche difficile au moment du bilan.
Voir aussi : Quels justificatifs faut-il rassembler pour répondre aux attentes des financeurs publics ?.
Mécénat: Soutien financier ou en nature apporté par une entreprise ou un particulier à une association, sans contrepartie proportionnée, qui se distingue du sponsoring où l'entreprise attend une visibilité mesurable en échange. Le mécénat peut ouvrir droit, sous conditions, à un avantage fiscal pour le donateur, régi par des règles à vérifier selon les textes en vigueur. Il constitue une source de financement à part entière dans un plan de financement diversifié.
Voir aussi : Pourquoi et comment diversifier les sources de financement de son association pour durer ?.
Montant accordé: Somme finalement attribuée par un financeur à l'issue de l'instruction d'un dossier, qui peut être égale, inférieure ou parfois assortie de conditions différentes du montant initialement demandé. L'écart entre montant demandé et montant accordé impose souvent d'ajuster le budget prévisionnel du projet ou de rechercher un financement complémentaire, ce qui justifie de ne pas engager toutes les dépenses tant que les montants ne sont pas confirmés.
Notification de subvention: Courrier ou document officiel par lequel un financeur informe l'association de sa décision, favorable ou non, sur une demande de subvention. Elle précise en général le montant accordé, les conditions de versement et les obligations de bilan. Elle est à conserver dans le dossier du projet, aux côtés de la demande initiale et de la convention, car elle sert de référence en cas de désaccord ultérieur avec le financeur.
Plafond de cumul des aides publiques: Limite, exprimée en pourcentage du budget d'un projet, au-delà de laquelle les aides publiques cumulées ne peuvent en principe plus financer l'action, afin de garantir une part minimale de financement privé ou d'autofinancement. Ce taux varie selon les dispositifs et les financeurs et n'est pas identique d'un projet à l'autre : il est à vérifier auprès de chaque financeur avant de construire le plan de financement plutôt que supposé constant.
Voir aussi : Simulateur de plan de financement.
Plan de financement: Tableau qui met en face du budget d'un projet l'ensemble de ses recettes prévues : subventions demandées ou accordées, mécénat, dons, recettes propres et bénévolat valorisé. Il permet de vérifier l'équilibre du budget et de repérer une dépendance excessive à un seul financeur avant de déposer une demande. Le simulateur de plan de financement calcule ces indicateurs à partir des montants renseignés.
Voir aussi : Simulateur de plan de financement.
Rapport d'activité: Document annuel qui décrit les actions menées par l'association sur l'exercice écoulé, présenté en assemblée générale et souvent joint aux dossiers de demande de subvention pour montrer la réalité de l'activité. Il complète les comptes financiers par une description qualitative des projets, du public touché et des résultats obtenus, sans avoir à détailler chaque financement séparément.
Reçu fiscal: Document délivré par une association habilitée à un donateur, particulier ou entreprise, pour lui permettre de bénéficier d'une réduction d'impôt en contrepartie de son don. Il obéit à des règles précises sur les mentions obligatoires et sur les associations qui peuvent en délivrer, distinctes des règles applicables aux subventions publiques. Sa délivrance est à vérifier selon les textes en vigueur avant d'être proposée aux donateurs.
Référent de dossier: Personne du bureau désignée comme responsable du suivi d'un dossier de subvention précis, du dépôt jusqu'au bilan, sans être nécessairement la seule à en connaître le contenu. Répartir les dossiers entre plusieurs référents plutôt que sur une seule personne réduit le risque de tout perdre lors d'un changement de bénévole, à condition que l'état des dossiers reste partagé avec le reste du bureau.
Voir aussi : Comment organiser le suivi des subventions quand plusieurs bénévoles se relaient au bureau ?.
Refus de subvention: Décision d'un financeur de ne pas accorder tout ou partie du montant demandé, pour des raisons qui tiennent le plus souvent à une enveloppe budgétaire limitée, à des priorités différentes du financeur ou à un dossier perfectible, plutôt qu'à un rejet définitif du projet. Comprendre le motif, quand le financeur le communique, aide à préparer une demande suivante plus solide. L'article réagir à un refus de subvention détaille la marche à suivre.
Voir aussi : Que faire quand une demande de subvention est refusée à son association loi 1901 ?.
Réserve financière: Somme mise de côté par l'association sur ses excédents passés, distincte de la trésorerie courante, destinée à absorber un aléa comme un retard de versement de subvention ou un refus de financement inattendu. Une réserve dimensionnée à quelques mois de charges courantes donne à l'association le temps de réagir sans mettre en danger son activité en cas de difficulté avec un financeur.
Session d'appel à projets: Période durant laquelle un financeur ouvre le dépôt de dossiers pour un dispositif donné, avant de refermer la session et d'instruire l'ensemble des demandes reçues. Certains dispositifs fonctionnent avec une session unique par an, d'autres avec plusieurs sessions successives. Connaître le rythme des sessions d'un financeur habituel permet d'anticiper la préparation du dossier plutôt que d'attendre la publication de chaque nouvelle date.
Voir aussi : Rétroplanning de dépôt de subvention.
Solde de la subvention: Dernière partie du montant accordé, versée par le financeur après réception et validation du bilan du projet, lorsque la subvention n'a pas été versée en une seule fois. Le versement du solde peut être retardé, voire réduit, si le bilan tarde à être transmis ou si les dépenses justifiées sont inférieures au budget prévisionnel. Suivre cette échéance au même titre que la date de dépôt évite un manque de trésorerie inattendu.
Voir aussi : Comment rédiger un bilan de subvention convaincant pour fidéliser ses financeurs publics ?.
Statut du dossier: Étape à laquelle se trouve une demande de subvention à un instant donné : en préparation, déposée, en instruction, accordée, refusée ou soldée. Suivre le statut de chaque dossier au même endroit, plutôt que dans la mémoire d'une seule personne, permet de savoir d'un coup d'oeil quelles actions restent à mener et sur quels montants l'association peut réellement compter.
Subvention de fonctionnement: Aide financière accordée pour soutenir l'activité générale de l'association plutôt qu'un projet précis, souvent reconduite d'un exercice à l'autre selon une périodicité propre au financeur. Elle se distingue de la subvention de projet, affectée à une action déterminée avec ses propres dépenses éligibles et son propre bilan. Les deux types peuvent coexister chez un même financeur, avec des règles de dépôt différentes.
Subvention de projet: Aide financière accordée pour une action précise, délimitée dans le temps, avec un budget et des objectifs propres, à distinguer de la subvention de fonctionnement qui soutient l'activité générale de l'association. Elle impose en général un bilan spécifique à l'issue du projet, distinct du rapport d'activité annuel de l'association, et des dépenses éligibles limitées à l'action financée.
Voir aussi : Comment constituer un dossier de demande de subvention solide pour son association ?.
Taux d'effort: Rapport entre le coût réel d'un dossier de subvention, heures de bénévolat valorisées et frais directs compris, et le montant de subvention espéré compte tenu des chances d'obtention. Un taux d'effort élevé signale un dossier qui consomme beaucoup de temps bénévole au regard du financement probable, ce qui peut justifier de simplifier la demande ou de renoncer à ce financeur. Le calculateur de coût et de rendement le chiffre à partir du temps réellement consacré.
Voir aussi : Coût et rendement d'un dossier.
Versement de la subvention: Paiement effectif du montant accordé par le financeur à l'association, qui peut intervenir en une seule fois à la notification, ou en plusieurs fois, une avance suivie d'un solde après réception du bilan. Le calendrier de versement, distinct des dates de dépôt et de bilan, mérite d'être suivi pour anticiper la trésorerie du projet, en particulier quand l'association doit avancer les dépenses avant tout paiement.

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