Ce modèle s'adresse aux trésoriers et bénévoles qui suivent les subventions d'une association sans logiciel dédié, ou en complément d'un outil comme SubvenSuivi. Chaque subvention a sa fiche, ouverte à la demande et refermée au versement du solde. Les paragraphes types rappellent les engagements pris et les pièces à conserver, en lien avec le simulateur de plan de financement. Il fait écho aux conseils pour organiser le suivi entre plusieurs bénévoles et pour rédiger un bilan convaincant. Il ne remplace ni la convention signée ni un conseil juridique.
La présente fiche retrace le suivi d'une subvention, de la demande déposée par l'association jusqu'au versement du solde et à la clôture du dossier. Elle est ouverte par le référent du dossier au moment du dépôt et mise à jour à chaque événement : réponse du financeur, versement, envoi du bilan, demande de pièce complémentaire. Elle est conservée dans le classeur des subventions de l'association et reste accessible aux membres du bureau.
Les dates portées sur cette fiche sont celles qui engagent l'association : date limite de dépôt, date de décision, dates de versement, date limite de remise du bilan. Chaque échéance à venir est reportée dans l'agenda partagé ou l'outil de suivi de l'association, avec une alerte fixée plusieurs semaines avant la date officielle. Un report accordé par le financeur est noté ici avec la date et la forme de son accord, écrit de préférence.
Une copie complète du dossier déposé, pièces comprises, est conservée avec cette fiche. À compter de la décision favorable, chaque facture, feuille de présence ou document attestant d'une dépense liée à l'action financée est rattaché au dossier dès sa réception. La durée de conservation des pièces après le solde est à vérifier selon les textes en vigueur et selon les exigences de la convention : en cas de doute, l'association conserve tout.
Chaque versement du financeur est inscrit sur cette fiche avec sa date, son montant et la référence du relevé bancaire, puis rapproché du montant accordé. Un écart entre le montant attendu et le montant reçu, une retenue ou un solde non versé fait l'objet d'une demande d'explication au service instructeur, dont la réponse est notée dans les observations. Le trésorier signale au bureau tout retard de versement qui pèse sur la trésorerie.
L'association s'engage à remettre au financeur, avant la date limite indiquée, le compte rendu qualitatif et financier prévu par la convention ou la notification. Le bilan présente les actions réellement menées, les bénéficiaires touchés, les dépenses effectives comparées au budget prévisionnel et les écarts constatés, avec leur explication. Une copie du bilan envoyé et la preuve de son envoi sont rattachées à cette fiche.
En cas de changement de référent, la fiche et le dossier complet sont remis au successeur lors d'un échange de passation, avec les contacts du financeur et les échéances restant à venir. Le dossier est clos lorsque le solde est reçu, le bilan accepté et les pièces classées. La fiche close est conservée avec les autres pour préparer la demande suivante et garder l'historique de la relation avec ce financeur.
Le référent du dossier et le trésorier datent et signent la fiche à son ouverture, puis à sa clôture. Les principales étapes, dépôt, décision, envoi du bilan et réception du solde, sont portées à la connaissance du bureau lors de la réunion qui suit. La fiche n'a pas de valeur contractuelle : seuls la convention, la notification et les pièces échangées avec le financeur font foi.
SubvenSuivi aide les associations à suivre leurs demandes de subventions, à respecter les échéances de dépôt et de bilan, et à rassembler les justificatifs attendus par les financeurs.
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